Tutkimusaineistojen hallinta LUT-korkeakouluissa: Hyvät käytännöt LABissa

Aineistonhallintasuunnitelman avulla varmistat, että hankkeessa syntyvä aineisto kerätään ja tallennetaan niin, että sitä voidaan hyödyntää monipuolisesti sekä hankkeen aikana että sen jälkeen.

Aineistonhallintasuunnitelmassa vastataan ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Millaista aineistoa hankkeen aikana syntyy? (esim. haastatteluaineistot, kyselyt, palautteet, videot, valokuvat)
• Missä hankkeen aikana syntyviä aineistoja käsitellään ja säilytetään?
• Kuka omistaa hankkeessa tuotetun aineiston?
• Mitä aineiston käyttöoikeuksista on sovittu?
• Mihin hankkeen aikana syntynyt aineisto tallennetaan hankkeen päättymisen jälkeen? 

Aineistonhallintasuunnitelman voit laatia myös käyttäen DMPTuuli -työkalua, josta löytyy valmiita aineistonhallintasuunnitelmapohjia eri rahoittajille. 

Kun keräät aineistoa, muista kertoa osallistujille miksi ja mihin aineistoa kerätään sekä sen mahdollisesta jatkokäytöstä ja käsittelystä. Nämä asiat ovat usein osana hankkeen tietosuojailmoitusta. 

Henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla käsittelyperuste. Kannattaa arvioida jo aineiston keruuvaiheessa, millaisia henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja tarvitset. Suorien tunnisteiden, kuten nimien ja sähköpostiosoitteiden lisäksi henkilön voi tunnistaa esimerkiksi kotikunnan ja ammattinimeketiedon yhdistämällä. Jos päädyt käsittelemään henkilötietoja, käsittelyperusteita ovat esimerkiksi suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän suorittaminen. Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistuksesta. 

Muista myös, että tutkittavia tulee aina informoida kirjallisesti, kun käsitellään arkaluonteisia tietoja. Kun tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia tietoja, informointi voidaan tehdä myös suullisesti, kunhan tieto siitä on dokumentoitu. Lue lisää tutkittavien informoinnista henkiötietojen käsittelyssä Tietoarkiston sivuilta.

Tietosuojailmoituksen mallipohja löytyy LABin intrasta.

Löytämisen tueksi aineisto tulee kuvailla Reportronicin aineistot -välilehdellä. Kuvailutiedoissa kerrotaan, missä, milloin, miksi ja miten aineisto kerättiin, käsiteltiin ja tallennettiin. Hyvin kuvailtu aineisto on paremmin löydettävissä ja jatkohyödynnettävissä.

Kun aineistoa ei enää käsitellä, pitää aineisto tallentaa paikkaan, josta se on löydettävissä myös hankkeen jälkeen.

1. Tallenna avoimesti
   • aineistojen tallentamiseen avoimesti on tarjolla paljon erilaisia palveluita. LAB suosittelee käyttämään IDA -palvelua. Huomioithan, että aineiston tallennukseen on riittävät luvat ja tietoturvasta on huolehdittu.
2. Tallenna LABdataan avoimesti
   • Kun olet kuvaillut aineistosi Reportroniciin, voit sen jälkeen tallentaa aineiston LABdataan. Ohjeet tallentamiseen löytyvät Reportronicin aineistot -välilehdeltä.
3. Tallenna LABdataan suljetusti
   • Kun olet kuvaillut aineistosi Reportroniciin, voit hakea tallennusoikeutta LABdatan suljettuun kokoelmaan. Ohjeet löytyvät Reportronicin aineistot -välilehdeltä.

Jos haluat LABdataan tallennetulle aineistollesi näkyvyyttä organisaation ulkopuolelle, voit tallentaa sen kuvailutiedot Qvain -palveluun. Tämän jälkeen aineiston tiedot löytyvät muun muassa tiedejatutkimus.fi -sivuistolta.

Tutkimusaineistojen tallennukseen hankkeen aikana voi käyttää myös LUT-korkeakoulujen tarjoamia verkkolevyjä ja hankkimia sopimuksellisia pilvipalveluja. Lisätietoja, mitä ja miten näitä voi käyttää, löydät LUT-korkeakoulujen tietoaineistojen käyttöohjeesta (Intranetissä, vaatii kirjautumisen).

LUT-tiedekirjasto tarjoaa opastusta ja neuvontaa aineistonhallintasuunnitelmien tekemiseen sekä kommentoi DMP:iä tyypillisesti rahoitushakujen yhteydessä. Vältämme valmiiden vastauksien tarjoamista emmekä kirjoita suunnitelmia hakijan puolesta, mutta neuvomme hyvissä käytännöissä ja aineistonhallintaan liittyvässä päätöksenteossa. Joissain hauissa organisaatioiden tulee hyväksyä DMP ennen rahoituksen maksamista ja otamme DMP:hen kantaa kirjaston osalta.

Käytännön ohjeita

• Tarkista aina rahoittajan ohjeet ja vaatimukset aineistonhallintasuunnitelmalle ja kyseiseen rahoitushakuun liittyen.
• Paras tiedostoformaatti kommentoitavalle suunnitelmiin on doc-tiedosto, johon kommentit voi lisätä suoraan. Pdf-muoto ei ole tässä paras vaihtoehto.
• Suosi DMP:issä selkeitä lauseita, kuvaile valintasi selkeästi ja vältä luettelemasta mahdollisia vaihtoehtoja. Vältä kopioimasta esimerkkejä suoraan suunnitelmaasi.
• Päivitä aineistonhallintasuunnitelmaa hankkeesi edetessä jos suunnitelmat muuttuvat tai tarkentuvat.
• Jos DMP on laadittu DMPTuulilla, käytä DMPTuulin export-toimintoa ja lähetä suunnitelmasi sähköpostilla sen sijaan, että lisäisit henkilöitä (collaborators) kommentoijaksi DMPTuulissa.
• Lähetä DMP kommentoitavaksi osoitteeseen kirjasto@lut.fi

LUT-tiedekirjasto tarjoaa tukea aineistonhallinnan suunnitteluun, hallintaan ja kuvailuun.

Tukipalvelut tavoitat parhaiten sähköpostitse labdata@lab.fi

Koulutustarjottimelta löydät valmiita infopaketteja niin aineistonhallintaan kuin avoimeen julkaisemiseenkin liittyen. Lomakkeen kautta voit myös kertoa meille, minkälaista infoa porukkasi kaipaa ja me räätälöimme sisällöltään ja pituudeltaan juuri teille sopivan kokonaisuuden. Klikkaa alla olevaa linkkiä, tutustu tarjontaan ja tilaa koulutus!

Aineistojen avaamisessa suositellaan käytettävän Creative Commons -lisenssejä, joilla voidaan määrittää jatkokäytön avoimuutta. Tutkimusaineistolle suositellaan mahdollisimman avointa lisenssiä.

• Yleisesti tutkimusaineistoille suositellaan lisenssiä CC BY 4.0.
• Kuvailutiedoille sopiva CC-lisenssi on CC0.
• Lue lisää CC-lisensseistä Creative commons Suomen sivuilta

Arene on julkaissut suositukset ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden aineistonhallintaan osana opinnäytetöiden eettisiä suosituksia. Opinnäytetyön aineistonhalllintasuunnitelman ohjeisiin ja pohjaan pääset tutustumaan Arenen sivuilla.