LUT Saatavuuspalvelut - sisäinen opas

Hankintayksikkö on LUT Tiedekirjasto Lappeenranta.

Tilausten vastaanottajalla Lappeenrannassa pitää olla rooli:

Ja Lahdessa:

• Hae Almassa Physical title-haulla esim. nimekkellä tai isbn:llä
• Oikean nimekkeen kohdalla [...] valitse Order
• PO Line Owner and Type - sivulta valitse
  • PO line type: Recommended Print book one time
  • PO line owner: LUT Academic Library Lahti tai Lappeenranta
  • Load from template - valitse haluamasi valmis template
  • Assign inventory manually
• Create PO line
• Purchase Order Line Details -sivulta täytä kohdat:
  • Ordered items: Location (joka on oletuksena UNASSIGNED location): Esim. Permanent location: LUT Academic Library Lahti: Lainakokoelma
  • Item policy: Valitse laina-aika (esim. 28 vrk)
  • Paina Save -> Confirm
  • Material supplier (toimittajina Kirjavälitys, Delbanco tai EBSCO. Yksittäistoimittajille VaraVendori (VV))
  • Claiming grace period (oletuksena monessa 21 days) tai Expected receipt date, johon voi valita arvelemansa kirjan saapumispäivän. Nämä näkyvät Primossa!
  • List price (veroton hinta, muista käyttää pistettä!)
  • Add fund
  • Material type: book (oletusasetus)
  • Invoice status: No invoice
  • Reporting code ja secondary reporting code, tietokannoissa Tertiary reporting code
  • Alma on tehnyt yhden kappaleen tilauksen. Tarvittaessa muuta/lisää sijainti, laina-aika, kirjasto ja lainauspolitiikka ylhäältä oikealta Add location 
  • Order now (EI Save and continue)
  • Confirm

• Avaa Resources - Search resources
• Search Cataloging Profile: valitse MELINDA-ALEPH

• Hae kirja nimekkeellä tai ISBN:llä
• Valitse oikea tietue ja paina Import.
• Tarkasta, että tietueessa on 
  • 024 8# $a (FI-MELINDA)Melinda_ID $d aikaleima
  • 035 ## $a (FI-MELINDA)Melinda_ID 
• Tallenna tietue levykkeen kuvasta
• Klikkaa yläkuvakkeista ostoskärryn kuvaa (Order)
• Täytä hankinnan kohdat samoin kuin yllä kohdasta PO Line Owner and Type eteenpäin
• Muista lisätä holdingsiin myös hyllyluokka ($$h) ja pääsana ($$i) [Lappeenrannassa pääsanan kaksi ensimmäistä sanaa, Lahdessa pääsanasta kolme ensimmäistä kirjainta ISOSTI].

• Avaa Acquisitions - Receive
• Hankinnassa olevat kirjat löytyvät Receive new material -sivun One time -listalta
• 
• Valitse pudotusvalikosta Title-haku ja hae kirja
• Valitse Receive, jos vain vastaanotat kirjan ja jatkat kuvailua myöhemmin
• Valitse Manage items, jos teet niteen heti lainauskuntoon. Muista lisätä Itemiin korvaushinta, vähintään 50 euroa; kolme pistettä -> Edit Inventory Item: Replacement cost.
  View all holdings- kohdasta pääset muokkamaan holdingseja.
• Hankintavaiheessa niteisiin tulee varaus (Request Type: Acquisition technical services), joka poistuu automaattisesti kun kirja palautetaan (sen voi käydä myös manuaalisesti poistamassa (hakukenttä Requests - lue Barcode ja poista varaus (?))
• Tee vielä Fulfillment - Scan in items ja palauta normaalisti Fulfillment - Return items.

• Jos et löydä tilaustasi Acquisitions - Receive-kohdasta, mene Acquistions - Review.
• Assigned to Me -listalla on Review-tilassa olevat hankintasi. Tilausvaiheessa joku on mennyt väärin; olet esim. tallentanut (Save) Order now -toiminnon sijaan. Tilauksessasi näkyy POL, mutta PO puuttuu. Käy muokkaamassa tilaustasi klikkaamalla Order now.
• Mene vastaanottamaan toimitus Acquisitions - Receive
• Almassa voi tilaus jäädä myös review-tilaan "ilman syytä", POL:sta voi tehdä setin (otsikkoriville PO Line reference ja sen alle POL-xxx) ja tehdä jobin Update PO Lines workflow (joka ei aina auta sekään).

Nimekettä ei ole aiemmin ollut kokoelmissa

Etsi bibliografinen tietue Melindasta TAI CZ:lta tai Library of Congress (joista se Copy-toiminnolla siirretään paikalliseksi tiedostoksi) TAI tehdään oma tietue Almaan/Melindaan. Tämän jälkeen Order-tietueen teko ja portfoliotietojen laitto, plus tarvittaessa toisen portfolion teko ja sen liittäminen POLiin.

Ellibs-kirjan lisätilaukset, joihin ei tule uutta portfoliota

Acquisitions -> Order without inventory ->

• Order heading: ISBN
• Alternative heading: Teoksen nimi
• Description: esim. tilauspaikka -> Ellibs
• PO Line Type: Other service - One time
• PO Line Owner: pakko valita jompi kumpi kirjasto
• Load from template: voi valita valmiin hankintatemplaten kuten "E-kirja LAB EBL" (jonka tietojen oikeellisuus on syytä tarkistaa, sillä Alma ei aina tallenna templateen tehtyjä korjausmuutoksia yrityksestä huolimatta)

-> Create PO line -> Täytä tarvittavat tiedot

--

ExLibriksen ohje toisen kappaleen hankintaan edellyttäisi PO Linejen closausta, joka tapahtuu meillä vasta vuodenvaihteessa, joten ei käytetä tätä

Hankintavaiheessa hankintatietueen Notes-kenttään lisätään kenelle kirja tilataan/kenelle kirja toimitetaan (AMK). Maksajana kirjaston LAB-tili.

Kun ei ole invoiceja, on tehtävä jobi hankintatietueille:

1. Order lines advanced search
   Search Workflow = Waiting for Invoice

image.png 10.5 KB • Download

2. Save the query in order to have a logical set of POLs
3. Use the set as input to the job Change PO Lines Status
4. Select from drop down: Close PO Lines

Repeat 3-4 on a regular basis, e.g. daily.