LAB Julkaisijan opas: Ohjeet julkaisutietojen ilmoittamiseen ja rinnakkaisjulkaisemiseen

Rinnakkaisjulkaiseminen on eri asia kuin julkaiseminen Open Access -lehdissä. Mikäli kirjoittamasi artikkeli ei ole muuten avoimesti saatavilla, tallennetaan siitä kopio julkaisuarkisto Theseukseen, josta se on vapaasti kenen tahansa luettavissa. Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto ARENE ry:n yhteisen Open Access –lausuman mukaisesti rinnakkaisjulkaisuvelvoite koskee ensisijaisesti uusia tieteellisissä aikakauslehdissä, sarjajulkaisuissa ja konferenssijulkaisuissa tai muissa kokoomateoksissa juljkaistuja artikkeleita.

Rinnakkaisjulkaiseminen  tukee osaltaan LABin strategiaa ja tavoitteita.  Se tuo hyötyä myös kirjoittajille: rinnakkaisjulkaiseminen lisää julkaisun näkyvyyttä ja täten myös todennäköisyyttä tulla viitatuksi. 

• LABilla on Theseuksessa Julkaisut -kokoelma,  jonne myös rinnakkaisjulkaisut tallennetaan. Rinnakkaisjulkaiseminen koskee ensisijaisesti sellaisia uusia tieteellisissä aikakauslehdissä, sarjajulkaisuissa ja konferenssijulkaisuissa tai muissa kokoomateoksissa julkaistuja artikkeleita (luokat A-C), jotka eivät ole muuten avoimesti saatavilla.
• Säilytä itselläsi artikkelin final draft eli viimeinen korjattu ja vertaisarvioinnin läpikäynyt versio, jossa ei kuitenkaan näy vielä kustantajan taittotyö. Tämä on useimmiten se versio, joka on luvallista rinnakkaisjulkaista.
• LUT-tiedekirjasto hoitaa rinnakkaisjulkaisemisen ja siihen liittyvien lupien ja mahdollisen embargon selvittämisen. Kun olet tehnyt julkaisustasi ilmoituksen Justuksessa, ottaa tiedekirjasto sinuun yhteyttä ja pyytää rinnakkaisjulkaisuun sallittavan version artikkelistasi.
• Voit myös tallentaa artikkelisi Justukseen samalla, kun ilmoitat sen tiedonkeruuseen. Tämä tapahtuu Syötä julkaisu -välilehdellä.
• Rinnakkaisjulkaisuille tehdään oma kansilehtensä, josta käy ilmi mm. rinnakkaisjulkaistun artikkelin versio sekä alkuperäisen artikkelin julkaisutiedot ja DOI.

Julkaisu kannattaa ilmoittaa tiedonkeruuseen heti julkaisemisen jälkeen. Julkaisut ilmoitetaan julkaisutietojen tallennuspalvelun Justuksen kautta. Palveluun kirjaudutaan käyttäen Eduuni -ID:tä. Jos sinulla ei sellaista vielä ole, ohjeet rekisteröitymiseen löytyvät täältä.

Eduuni -ID:n luomisen jälkeen voit kirjautua Justukseen ja tallentaa julkaisusi. Tarkemmat ohjeet löydät Justus -palvelun wikistä.

Justuksessa on kuukausittainen huoltokatko joka kuukauden neljäs torstai klo 9-12. Huoltokatkon aikana julkaisuja ei voi tallentaa.

Audiovisuaaliset julkaisut ja  tieto- ja viestintätekniset sovellukset ilmoitetaan vielä toistaiseksi omalla lomakkeellaan (E-lomake, vaatii HAKA-kirjautumisen). Nämä julkaisutyypit siirtyvät Justuksen kautta ilmoitettaviksi syksyn 2023 aikana.

Patentit ja keksintöilmoitukset ilmoitetaan omalla lomakkeellaan (E-lomake, vaatii HAKA-kirjautumisen).

Tekijät ovat itse vastuussa julkaisujensa ilmoittamisesta. LUT-tiedekirjasto tarkistaa Justukseen tulleet ilmoitukset ja korjaa/täydentää niitä tarvittaessa.

Mitä julkaisuja voin ilmoittaa?

• Tyypillisimpiä julkaisuja ovat erilaiset ammatillisissa ja tieteellisissä lehdissä ilmestyneet artikkelit sekä artikkelit kokoomateoksissa. Myös taiteellisen toiminnan teokset, kuten näyttelyt ja konsertit, ilmoitetaan.
• Rekisteriin hyväksyttävien julkaisujen edellytyksenä on, että kunkin ilmoitettavan julkaisun vähintään yhdellä tekijällä on julkaisun kirjoitus- ja/tai tekohetkellä yhteys LABiin (tavallisimmin työsuhde). Tämän affiliaation on myös käytävä ilmi julkaisussa.
• Julkaisun tulee perustua tekijän asiantuntijuuteen ja LABissa tehtävään työhön.
• LABin julkaisusarjassa ilmestyneistä kokoomateoksista ilmoitetaan erikseen sekä itse emojulkaisu (julkaisutyyppi D6) että jokainen LABilaisen kirjoittama artikkeli (julkaisutyyppi D2).
• Kukin julkaisu ilmoitetaan rekisteriin vain kerran, riippumatta kirjoittajien lukumäärästä. Jos siis esim. artikkelilla on 3 LABilaista kirjoittajaa, heidän on hyvä sopia keskenään kuka vie ilmoituksen rekisteriin. Ilmoitukseen kirjataan kaikkien kirjoittajien nimet.
• Jos kyseessä on toisen korkeakoulun kanssa yhteistyössä toteutettu yhteisjulkaisu, ilmoitetaan julkaisu vain kerran kunkin kirjoittajatahona olevan korkeakoulun julkaisurekisteriin huolimatta kirjoittajien lukumäärästä kussakin korkeakoulussa. Tekijöiden nimet tulee tällöin luetella yhdellä ilmoituksella.
• Rekisteriin tallennettavalla tieteellisellä julkaisulla tai sen emojulkaisulla (tyypit A-C, mukaanlukien konferenssijulkaisut) tulee olla ISBN ja/tai ISSN-tunnus.
• Ammatillisten ja yleistajuisten julkaisujen (tyypit D-E) osalta on ilmoitettava vähintään lehden ja/tai kustantajan nimi. Ammatillisissa konferenssijulkaisuissa ilmoitetaan vähimmäistietona konferenssin vakiintunut nimi.
• Julkaisutyyppien D-E kohdalla ISBN/ISSN ei ole enää pakollinen, kunhan julkaisu muuten täyttää tiedonkeruun yleiset kriteerit.
• Blogeissa ilmestyneet julkaisut hyväksytään tiedonkeruuseen, mikäli blogilla on tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija, joka päättää julkaistavista julkaisuista. Esimerkiksi omia henkilökohtaisia blogeja ei siis voi ilmoittaa, kuten ei myöskään hankkeiden blogeja.
• Julkisen taiteellisen ja taideteollisen toiminnan tuloksena syntyneiden julkaisujen (tyyppi F) ilmoittamisesta löytyy lisäohjeistusta täältä.

Julkaisutiedonkeruun ohjeistus tutkijoille 2021  on Korkeakoulujen tiedonkeruukäsikirjan pohjalta laadittu ohjeistus, joka käsittelee vain julkaisutiedonkeruuta. Ohjeet on ryhmitelty ja ilmaistu hieman toisin kuin käsikirjassa, jotta ohjeistus olisi julkaisujen ilmoittajille mahdollisimman selkeä. Ohjeistus auttaa mm. oikean julkaisutyypin määrittämisessä.

Lisätietoja eri julkaisutyypeistä ja tiedonkeruun kriteereistä löydät Korkeakoulujen tiedonkeruukäsikirjasta. Katso myös Julkaisutiedonkeruun FAQ, josta löydät vastauksia useimmin kysyttyihin kysymyksiin.

Julkaisutiedonkeruussa audiovisuaalisella julkaisulla tarkoitetaan sellaisia korkeakoulujen omaehtoisen tutkimus- ja kehitystyön tuloksena syntyneitä ja julkiseksi saatettuja julkaisuja, joissa on hyödynnetty ääntä ja/tai kuvaa. Tutkimus- ja kehitystyössä oleellista on, että siinä tavoitellaan jonkin uuden tiedon löytämistä tai lisäämistä, ja videot ja podcastit ovat yksi tapa tämän uuden tiedon esiintuomisessa ja levittämisessä.

Kriteerit, joiden pitää täyttyä

1. Vähintään yhdellä tekijällä tulee olla yhteys LABiin ja työn pitää liittyä henkilöiden tutkimus- tai asiantuntijatyöhön korkeakoulussa.
2. Aineistoa tai ohjelmaa ei ole aikaisemmin julkaistu vastaavassa muodossa.
3. Aineiston tai ohjelman, tai siihen perustuvan sovelluksen pitää olla julkisesti saatavilla ja arvioitavissa. Julkaisemisesta päättää pääsääntöisesti jokin muu kuin tekijä tai tekijät itse, esim. julkaisukanavan toimituskunta. Vaihtoehtoisesti aineiston tai ohjelman täytyy olla korkeakoulun ulkopuolisen organisaation tilaama ja hyödyntämä.

Huomaa myös:

• Esittelyvideot ja erilaiset promootiotarkoituksessa tehdyt videot eivät täytä tiedonkeruun kriteereitä.
• Myös opastusvideot ja luentotallenteet jäävät tiedonkeruun ulkopuolelle:  niissä kerrotaan jotain jo tiedettyä, jolloin tiedon tuottamiseen ei liity systemaattista tutkimus- ja kehittämistoimintaa.
• Opetus- ja ohjaustyön tuloksena syntyneitä julkaisuja (esim. kurssi- tai harjoitustyöt) ei raportoida, paitsi siltä osin kuin kyse on opettajan henkilökohtaisesta asiantuntijatoiminnasta, joka täyttää yllä listatut kolme kriteeriä.
• Useassa osassa esitettävä tai jatkuvajuoninen kokonaisuus ilmoitetaan tiedonkeruuseen vain kerran.

Vinkkejä

• Kirjaa tekijätiedot rooleineen (mm. käsikirjoitus, kuvaus ja leikkaus) ja affiliaatioineen selkeästi videoon (esim. lopputeksteihin).
• Taustoita ja syvennä esimerkiksi hankkeiden tuloksiin liittyviä haastatteluja hankeinfolla asiantuntijuuden esiintuomiseksi.
• Mieti, onko asiasisältöä tarpeeksi esimerkiksi lyhyeen artikkeliin? Jos on, niin video tuo todennäköisesti asiantuntijuutta riittävällä tavalla esiin.

Lisätietoja: Tiedonkeruun käsikirja

ORCID-tutkijatunniste tarjoaa tutkijan käyttöön yksilöivän numerosarjatunnisteen, jonka avulla tutkija voi identifioida omat tuotoksensa itselleen ja näin parantaa niiden kansainvälistä ja kansallista näkyvyyttä.

ORCID -tunniste huomioidaan myös julkaisutiedonkeruussa, ja se ilmoitetaan Justuksessa samalla kuin muutkin julkaisutiedot.

Sherpa/RoMEO palveluun on koottu perustiedot kustantajien ja yksittäisten lehtien rinnakkaistallennusoikeuksista. Palvelusta selviää voiko esim. kansainvälisessä tiedelehdessä julkaistua artikkelia rinnakkaistallentaa ja millä ehdoin sen saa tallentaa.

Palvelu sisältää pääasiassa ulkomaisten kustantajien ja lehtien tietoja.

Tiedejatutkimus.fi on opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) tarjoama palvelu, joka kokoaa ja jakaa tietoa Suomessa tehtävästä tutkimuksesta. Palvelu parantaa tutkimusta koskevan tiedon ja asiantuntijoiden löytymistä sekä lisää suomalaisen tutkimuksen näkyvyyttä ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Palvelu on otettu käyttöön kesäkuussa 2020, ja sitä kehitetään vaiheittain. Tällä hetkellä palvelu sisältää mm. tiedot suomalaisten organisaatioiden julkaisuista. Tiedejatutkimus.fi korvasi Juuli-portaalin kokonaan marraskuussa 2022, jolloin Juuli suljettiin.