Opinnäytetöiden julkaisutarkistus LAB

Opiskelija saa päättää julkaiseeko opinnäytetyönsä Theseuksessa vai ei. Mikäli työtä ei julkaista Theseuksessa, se toimitetaan LABin arkistoon, Dynasty-tietojärjestelmään, ja työn kuvailutiedot lisätään kirjaston tietojärjestelmään Primoon. Näin tieto opinnäytetyöstä on julkinen ja julkisuusvaade täyttyy (opinnäytetyö on julkinen asiakirja).

Koska tavoitteena on, että opiskelija julkaisee työnsä Theseuksessa, on LABin opinnäytetyöohjeessa ilmaistu vaihtoehdon osalta seuraavasti. "Mikäli opiskelija ei anna lupaa tallentaa opinnäytetyötään Theseukseen, hänelle ohjeistetaan toimintaohjeet kirjastosta. Toimintaohjeet saa lähettämällä asiasta sähköpostia osoitteeseen theseus@lab.fi. Tällöin opinnäytetyön perustiedot tallennetaan kirjaston tietojärjestelmään ja opinnäytetyö arkistoidaan. Kuka tahansa voi tarvittaessa saada opinnäytetyön arkistosta luettavaksi." Sähköpostiosoite theseus@lab.fi on alias sähköpostille julkaisuarkistopalvelut@lut.fi.

Theseuksen käyttörajatun kokoelman käyttöönoton myötä työn tallentaminen Dynastyyn on ns. viimeinen vaihtoehto. Ensisijaisesti avoimen julkaisemisen vaihtoehtona on julkaiseminen käyttörajatussa kokoelmassa. Opinnäytetyöohjeessa on asiasta tämä teksti:

Theseuksessa opiskelijalle tallennusvaihtoehtoina ovat joko
1.    Avoin kokoelma eli työ avoimessa verkossa internetissä tai
2.    Käyttörajattu kokoelma eli rajoitettu käyttö vain oman ammattikorkeakoulusi määrittelemissä IP-osoitteissa.
LAB-ammattikorkeakoulun käyttörajattu kokoelma on käytettävissä vain muutamilta kirjaston koneilta. Opinnäytetyön kuvailutiedot ja tiivistelmä ovat kummassakin kokoelmassa avoimesti luettavissa. Huom. opinnäyte on aina julkinen asiakirja, johon kaikki kiinnostuneet voivat tutustua (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Jos käyttörajatun kokoelman töihin haluaa tutustua korkeakoulun verkon ulkopuolelta, on korkeakoulun tarjottava siihen mahdollisuus käyttörajauksesta huolimatta.

Sivu luotu 07/2021/hr
Päivitetty 16.9.21/hr
Päiv. 27.6.22/hp, siistitty ja päivitetty ajantasalle

Kun opiskelija ottaa meihin sähköpostilla yhteyttä ja kysyy miten toimia, kun ei halua julkaista opinnäytetyötään Theseuksessa, kerromme hänelle, että

• Ensisijainen vaihtoehto avoimessa Theseuksen kokoelmassa julkaisemiselle on käyttörajattu kokoelma.
• Viimeisenä vaihtoehtona on opinnäytetyön toimittaminen LABin arkistoon
  • Työn kuvailutiedot lisätään tällöin kirjaston tietojärjestelmään Primoon, jolloin tieto työstä on julkinen (julkisuusvaade täyttyy).
  • Mikäli joku haluaa opinnäytetyön luettavakseen, hänelle järjestetään siihen mahdollisuus. Toistaiseksi toimintamallina tälle on opinnäytetyön pdf-tiedoston lähettäminen kysyjälle sähköpostin liitetiedostona.
• Lähetämme opiskelijalle linkin Webropol-lomakkeelle https://link.webropolsurveys.com/s/arkistoon (lomake on kaksikielinen) ja ohjeistamme opiskelijaa, että hän
  • täyttää lomakkeelle työnsä kuvailutiedot (jotka siis lisätään Primoon)
  • liittää opinnäytetyönsä pdf-tiedoston lomakkeen kohtaan 11, mikäli pdf on maksimissaan 20 MB
    • tätä suurempi pdf lähetetään julkaisuarkistopalveluiden sähköpostiin
    • on ehkä hyvä mainita, että Webropol-lomake pitää myös täyttää ja lähettää

Opiskelijan täyttämä Webropol-lomake tulee julkaisuarkistopalveluiden sähköpostiin osoitteesta messages-noreply@webropolsurveys.com, otsikolla Opinnäytetyön palautus (ei Theseukseen). Viestissä on linkki, josta avautuu opiskelijan täyttämän Webropol-lomake.

• Selaimessa avautuvan lomakkeen oikeassa yläkulmassa on pdf-ikoni, josta kuvailutietolomake avautuu pdf:nä.
• Lomakkeen lopussa on linkki opinnäytetyötiedostoon.
• Silmäilemme opinnäytetyön pdf-tiedoston läpi kuten Theseuksessa julkaistavan työn: oleelliset asiat (sivuvalikosta Theseuksessa avoimesti julkaiseminen ja kirjaston tehtävät siinä -sivulla) on löydyttävä.
  • Tallennamme pdf:n K-asemalle - K:\Kirjasto\Julkaisut\Opinnäytteet\Theseus\Arkistoon ja Primoon_EI Theseukseen LAB
  • Jos on .docx-liite, voimme tallentaa sen itse pdf:ksi
  • Jos työssä on LAMKin logo ja LAB-ammattikorkeakoulu kirjoitettuna kansilehdellä, lähetämme tiedoston Vapulle. Hän voi vaihtaa logon ennen Dynasty-tallennusta.
• Silmäilemme kuvailutietojen pdf:n ja
  • tallennamme pdf:n K-asemalle - K:\Kirjasto\Julkaisut\Opinnäytteet\Theseus\Arkistoon ja Primoon_EI Theseukseen LAB
• Lähetämme molemmat pdf-tiedostot samassa sähköpostissa arkistoon vappu.anttila@lut.fi ja kirjastoon mikko.virtanen@lut.fi.
  • Mikko tarvitsee myös itse työn, jotta voi tarkistaa kuvailutiedot ennen niiden lisäämistä Primoon. Mikko lisäilee tietoja Primoon noin kerran viikossa.
  • Laita sähköpostiin maininta onko opinnäytetyö salainen vai ei. Vappu tarvitsee tämän tiedon Dynastyyn lisäämisessä.
    • LABissa ei virallisesti ole olemassa salaisia opinnäytetöitä (LAMKissa tämä oli mahdollista), mutta muutamia poikkeuksia opinnäytetyön salaamisesta on jo Merja Heinon päätöksellä tehty.
  • HUOM! Jos on LABissa hyväksiluettu opinnäytetyö, joka tehty jollekin toiselle korkeakoululle (double degree -opiskelijat), laita Vapulle ja Mikolle lähtevään sähköpostiin myös tieto asiasta. Vappu merkitsee työn Dynastyyn eri tavalla kuin LABille tehdyt työt.
     
• Sähköpostiviestin voi poistaa julkaisuarkistopalveluiden inboxista, kun yllä luetellut toimenpiteet on tehty.

Sivu luotu 07/2021/hr
Päivitykset 16.9.21/hr käyttörajattu kokoelma ensisijainen vaihtoehto, vasta sen jälkeen Dynasty & arkistossa olevan työn toimitus kysyjälle sähköpostilla
Päiv. 27.6.22/hp, siistitty ja päivitetty ajantasalle
Päiv. 22.12.22/hp, Mikon kuvailutietojen Primoon lisäämistahti, double degree -opiskelijoiden hyväksiluetut työt arkistoon sähköposti