Kirjastossa tehdään opinnäytetyötallennukselle julkaisutarkistus, jossa painopiste on Theseuksen metatietojen tarkistamisessa.
Opiskelijan täyttämien metatietojen tarkistaminen Theseus vs. opinnäytetyön pdf-tiedosto
Linkki: Ohje: kirjautuminen Theseukseen ja opinnäytetyön ottaminen käsittelyyn
Linkki: Kuvakaappaukset tallennuksen metatietokentistä Tarkista/päivitä linkki
Linkki: ohje metatietojen muokkaamisesta Theseuksessa Tarkista/päivitä linkki
Linkki: ohje pdf:n nimen muokkaamisesta Theseuksessa Dokumentissa nuolet ovat siirtyneet, fiksaa
Linkki: Canva-ohjelmasta ja sen käyttöön liittyvistä tekijänoikeuksista sähköpostittelu 12/2021 - linkki
Kirjastossa tarkistettavat Theseuksen metatiedot
- Tekijän nimi: tarkistetaan ja tarvittaessa muokataan opiskelijan nimi samaan muotoon kuin se on opinnäytetyön pdf-tiedoston kansilehdellä.
- Jos tekijöitä on useampia, heidän nimensä ovat metatiedoissa samassa keskinäisessä järjestyksessä kuin ovat pdf:n kansilehdellä.
- Opinnäytetyön taso: tarkistetaan pdf:stä ja tarvittaessa muokataan metatietoa.
- amk (bachelor's thesis) / yamk (master's thesis)
- Opinnäytetyön otsikko: tarkistetaan pdf:stä ja tarvittaessa muokataan metatietoa.
- Jos pdf:ssä on opinnäytetyöllä erilainen nimi pdf:n kansilehdellä ja tiivistelmässä. => etsitään raportista kumpiko on työn virallinen nimi: käytetään virallista nimeä metatietona. Ei pyydetä opiskelijaa korjaamaan työn nimeä pdf:ään: jos opiskelija haluaa työn nimen korjata pdf:ään, hän voi sen tehdä => tekee uuden tallennuksen Theseukseen ja julkaisemme sen. Huom! raporttia päivitetään lähiaikoina: Mirva Viiru viestii asiasta meille.
- URN-tunnus: tarkistetaan, että kentässä on urn. Jos on jotain muuta, generoidaan syötteen tilalle urn.
- Opinnäytetyön valmistumisvuosi: tarkistetaan, että metatietona on opinnäytetyössä oleva vuosiluku. Muokataan tarvittaessa.
- Mikäli pdf:ssä on eri vuosiluku kansilehdellä ja tiivistelmissä, etsitään raportista mikä on oikea tieto ja käytetään sitä metatietona. Huom! raporttia päivitetään lähiaikoina: Mirva Viiru viestii asiasta meille.
- Opinnäytetyön kieli: opinnäytetyön kirjoituskieli - suomi tai englanti. Muokataan tarvittaessa metatietoa.
- Asiasanat: opiskelija voi valita Annif-ehdotuksista ja/tai syöttää yso-asiasanoja.
- Mikäli Theseuksessa olevat asiasanat ovat jotain aivan muuta kuin opinnäytetyössä olevat tai aivan eri aihepiiristä: poistetaan opiskelijan syöttämät ja lisätään vähintään yksi työn sisältöä kuvaava yso-asiasana (https://finto.fi/yso/fi/).
- Tiivistelmä(t): tarkistetaan ja muokataan fiksun näköiseksi Theseuksen metatietoihin.
- Theseuksessa täytyy olla opinnäytetyön kirjoituskielen mukainen tiivistelmä. Opiskelija voi halutessaan tallentaa sinne myös työssään olevan "kakkoskielisen" tiivistelmän.
- Jos Theseuksessa on tiivistelmät suomeksi ja englanniksi, niiden keskinäinen järjestys on: ensin työn kirjoituskielinen tiivistelmä, sen jälkeen "kakkoskielinen".
HUOM! Kirjastossa ei koskaan lisätä työn "kakkoskielistä" tiivistelmää Theseukseen ellei opiskelija ole sitä itse sinne tallentanut.
- Englanniksi kirjoitetussa opinnäytetyössä ei tarvitse LABissa olla suomenkielistä tiivistelmää, abstract riittää.
- Tarkistetataan, että opiskelijan Theseukseen tallentama(t) tiivistelmä(t) on/ovat sama(t) kuin opinnäytetyön pdf-tiedostossa oleva(t) tiivistelmä(t).
- Riittävä silmäilytaso tarkistamiseen: yksittäisiä lauseen alkuja ja/tai loppuja tarkistaen.
- Asiasanoja tai muuta ylimääräistä ei saa olla mukana tiivistelmätekstissä Theseuksessa.
- Työn kirjoituskielinen tiivistelmä on omana metatietoelementtinään ja mahdollinen "kakkoskielinen" omanaan.
- Lisäksi muokataan kappalejaot kuntoon, rivinvaihdot kuntoon, tavuviivat pois. Kovassa ruuhkassa voi jättää odottamaan hiljaisempaa aikaa ja käydä muokkaamassa myöhemmin. Mikäli muokkaustarvetta on, siihen on kaksi vaihtoehtoa.
1) Voi poistaa opiskelijan lisäämän tiivistelmän ja kopioida opinnäytetyöstä tiivistelmätekstin wordiin, poistaa siitä muotoilut/muokata tekstin kuntoon ja lopuksi kopioida/lisätä tekstin Theseukseen metatiedoksi.
2) Muokkauksen voi tehdä myös julkaisemisen jälkeen metatietoa muokkaamalla.
Saa valita kummalla tavalla muokkaamisen tekee.
- Opinnäytetyön tilaaja tai toimeksiantaja: tarkistetaan ja tarvittaessa poistetaan.
- Verrataan työn tiivistelmästä löytyvään toimeksiantajatietoon.
- Ei saa olla opiskelijan oma nimi eikä opinnäytetyön ohjaajan nimi => poistetaan.
- Voi joskus olla LAB-ammattikorkeakoulu, jos tiivistelmätekstistä ilmenee selkeästi jokin LABin projekti tai hanke, jolle työ on tehty. Muussa tapauksessa LABin nimi poistetaan.
- Yritys X jätetään (toimeksiantaja on salattu ohjeen mukaisesti).
- Kirjastossa ei lisätä tilaaja-/toimeksiantajatietoa, ellei opiskelija itse ole sitä Theseukseen tallentanut.
- Liitetiedoston (mp3 tai mp4) kestoaika täysinä minuutteina: opiskelija voi opinnäytetyön pdf-tiedoston lisäksi tallentaa Theseukseen myös ääni- tai videotiedoston. Tässä metatietokentässä on sen kestoaika.
- Mikäli Theseuksessa ei ole mp3- tai mp4-tiedostoa => tyhjennetään mahdollinen metatieto.
- Mikäli Theseuksessa on mp3- tai mp4-tiedosto => se katsotaan/kuunnellaan => tarkistetaan kesto ja tarvittaessa muokataan Theseuksessa olevaa metatietoa.
- Lisätiedot: tässä metatietokentässä voi olla esim. kirjoitettuna linkki jollekin opinnäytetyöhön liittyvälle www-sivulle.
- Mikäli kentässä on jotain, tarkistetaan syötteen oleellisuus => tarvittaessa tyhjennetään.
- Loput Theseuksessa olevat metatiedot ovat sellaisia, joihin emme kirjastossa puutu: tekijän sähköposti, tekijänoikeus-/käyttöoikeus, koulutusala, tutkinto-ohjelman nimi ja suuntautumisvaihtoehto.
- Theseuksessa olevan pdf-tiedoston nimi pitää korjata vastaamaan ohjeistusta. Theseus-toimisto viesti asiasta 4.4.22.
- Nimeä PDF/A-tiedostosi muodossa sukunimi_etunimi, esimerkiksi "Opiskelija_Otto".
Jos tekijöitä on useampi, nimeä työ sukunimi_sukunimi_sukunimi.
Sallitut merkit ovat 1-9, a-z, A-Z, _, - ja välilyönti. Älä käytä tiedoston nimessä ääkkösiä. (Theseus 27.6.2022)
- Theseukseen saa tallentaa useampia pdf:ä, mutta LABin opinnäytetyön ohjeeseen on kirjoitettu (kappaleen 4.3 yhteydessä, otsikon 'Opinnäytetyön tallentaminen Theseukseen' alla), että mahdollinen opinnäytetyön tuotos laitetaan liitteenä varsinaisen työn kanssa samaan tiedostoon. Aiemmin pyysimme opiskelijaa yhdistämään opinnäytetyössä luodun oppaan tms. liitteeksi opinnäytetyön pdf:ään. Luovumme tästä. Työhön sisältyvät liitteet pitää kuitenkin olla pdf:stä eikä erillisinä Theseuksessa: jos puuttuvat, pyydämme lisäämään ne työn loppuun.
- Netissä ohjelma pdf:ien yhdistämiseen https://www.sodapdf.com/pdf-merge/
- Mikäli opiskelijalla on ylitsepääsemättömiä ongelmia luoda yksi pdf, voimme auttaa ja yhdistää erilliset pdf-tiedostot yhdeksi.
- Tekstitiedostojen tallentaminen Theseukseen on teknisesti estetty: opiskelija saa virheilmoituksen, jos yrittää.
Opiskelijan Theseukseen tallentamasta opinnäytetyön pdf-tiedostosta tarkistetaan seuraavat asiat
Opiskelija on saanut opinnäytetyöhönsä liittyen korjausehdotuksia, mutta on hänen vastuullaan muokkaako työtään niiden mukaan vaiko ei. Theseukseen tallennetaan opinnäytetyön lopullinen, arvosteltu versio.
HUOM! Jos opinnäytetyö on tehty yhdessä jonkin toisen amk:n opiskelijan kanssa, opinnäytetyön ohjeen kappaleessa 4.3 on näin (ohjeteksti kopioitu 9.1.23)
LAB-ammattikorkeakoulun opiskelija tallentaa opinnäytetyön Theseukseen myös siinä tapauksessa, että opinnäytetyö on tehty yhteistyössä jonkun muun ammattikorkeakoulun opiskelijan kanssa. Tallennettavalla opinnäytetyöllä on tällöin aina LABin nimiösivu.
Kiinnitämme huomiota pdf:ssä ainoastaan alla luetultuihin asioihin. Theseuksessa pitää siis olla pdf-tiedosto: muiden tiedostomuotojen tallentaminen on teknisesti estetty kevään 2022 aikana.
- Katsotaan, että kansilehdellä on riittävät tiedot:
- Oppilaitoksen nimi, joka on LAB (ei LAMK eikä Saimia)
- Logo on LABin (ei LAMKin eikä Saimian) - pyydämme lisäämään logon vain, jos pdf:ssä on jotain muutakin muokkausta vaativaa. Ellei muuta ole, julkaistaan työ ilman logoa. (Jos opiskelija on käyttänyt Saimaan amk:n vanhaa kirjoituspohjaa, voi kansilehti olla ilman oppilaitoksen logoa. Tällaisia ei kyllä enää pitäisi vastaan tulla.)
- Tekijöiden nimi/nimet
- Työn nimi
- Vuosiluku
- Tutkinto tai koulutusohjelma, mielellään molemmat, mutta vähintään toinen
- Sivunumerointi ei ole Theseuksessa metatietona: emme puutu asiaan, ellei sivunumerointia ole näkyvissä.
- Kuvien ja kaavioiden lähdeviittausmerkintöjä ei tarvitse tarkistaa, mutta jos pdf:n läpisilmäilyssä jokin herättää epäilyksen mahdollisesta tekijänoikeusloukkauksesta (esim. tunnettujen tahojen kuvien käyttö), Sari ottaa homman tutkintaansa/hoitoonsa. HUOM! vastuu mahdollisista tekijänoikeusloukkauksista on kuitenkin aina opiskelijalla.
LABissa opiskelijoilla on opinnäytetöille kielenhuollollinen tarkistus kielikeskuksessa. Opiskelijat eivät välttämättä kuitenkaan tee pyydettyjä muokkauksia työhönsä. Viittaamiskäytännöt ovat myös yksi työn arvosteluperuste ja Theseukseen tulee arvosteltu/hyväksytty versio työstä.
- Opiskelijan tai jonkin toisen henkilön tietosuojaan liittyvät tiedot työssä pyydetään poistamaan: allekirjoitus, opiskelijanumero, henkilökohtaiset yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero). Näitä on ollut erityisesti soten opinnäytetöiden liitteissä. Opiskelijanumeroita on ollut myös kansilehdellä ja tiivistelmissä.
- Jos opiskelija tiedon poistamisen sijaan peittää tiedot näkyvästi, esim. mustalla palkilla tai korvaa kirjaimilla xxxx, se riittää meille.
- Mahdollisten liitteiden osalta on aiemmin tarkistettu luottamuksellisuudesta alla oleviin kahteen bulletiin kirjattua. Emme enää näihin asioihin puutu, vaan julkaisemme työn sellaisenaan.
- (aiemmin) Jos liitteissä tai sisällysluettelossa liitteiden yhteydessä lukee ’salaista tietoa’ tms. tai on selkeästi toimeksiantajan luottamuksellista tietoa näkyvissä tai mustauksia => pyydetään opiskelijaa päivittämään pdf:stä ns. puhdas versio Theseuksessa julkaistavaksi. Tähän liittyy LABin opinnäytetyöohjeen kappale 4.3.
- (aiemmin) EMME puutu, jos on sisällysluettelossa otsikko Liitteet ja pdf:n lopussa on kuitenkin tyhjä sivu ilman liitteitä.
- Hankalia tai tulkinnanvaraisia tapauksia pohditaan yhdessä esim. Teams-kanavalla => samalla jää pohdinta talteen mahdollista seuraavaa vastaavaa tapausta varten.
- Tehdään tarvittaessa tilannekohtaisia kompromisseja: esim. pdf muuttuu muokkauspyyntömme jälkeen huonompaan suuntaan => julkaistaan kuitenkin ensimmäinen versio/tallennus.
- Kannattaa siis hylätä opiskelijan ensimmäinen tallennus vasta sen jälkeen, kun opiskelija on tallentanut Theseukseen uuden, muokatun tallennuksen.
- Joskus muokkauspyyntösähköpostiimme ei vastata/reagoida millään tavalla.
- Julkaisemme opiskelijan ensimmäisen tallennuksen, olipa siinä millaisia puutteita tahansa.
HUOM! Opiskelija vastaa itse siitä, että Theseukseen tallennettava opinnäytetyö täyttää saavutettavuusvaatimukset ja on pdf/a-muodossa. Emme kirjastossa tee näihin liittyviä tarkistuksia tai muokkauksia emmekä pyydä opiskelijalta muokkauksia.
- Poikkeuksena on opiskelijat, joilla mac-kone. He eivät pysty luomaan pdf/a-muotoisia tiedostoja ilman erillisohjelmaa. Mikäli opiskelija pyytää apua pdf/a-muunnokseen liittyen, teemme hänelle pdf/a-muunnoksen. Annella, Helillä ja Sannalla on Adoben ohjelma, jolla saa tallennetua pdf:n pdf/a-muotoon. Mahdollisesti pdf/a:ksi tallentaminen onnistuu myös SoftwareCenterin PDF-XChangePro-ohjelmalla(?)
Opinnäytetyön julkaiseminen Theseuksessa
Kun olet tarkistanut yllä listatut asiat, voit julkaista opinnäytetyön, ellei muokkaustarpeita ilmennyt. Metatietojen tarkistussivun alaosassa on painike Seuraava, klikkaa sitä. Avautuvalla sivulla on myös painike Seuraava, jota klikkaat. Avautuvan sivun lopusta löytyy painike 'Lähetä julkaisu', klikkaa sitä. Vielä yksi uusi sivu, jolta löytyy painike 'Hyväksy viite', klikkaa sitä. Opinnäytetyö on julkaistu Theseuksessa.
Tarvittaesssa: viesti opiskelijalle ja tee kalenterimerkintä, julkaise uusi tallennus & hylkää ensimmäinen
- Jos opiskelijan opinnäytetyön pdf-tiedostossa on jotain korjattavaa, kirjoita hänelle (ryhmätyön osalta kaikille ryhmäläisille) sähköposti LABin sähköpostiin ja opiskelijan Theseukseen mahdollisesti tallentamaan henkilökohtaiseen sähköpostiin. Viestissä on hyvä mainita, että kirjastossa tehdään opinnäytetöille julkaisutarkistus, ja sen jälkeen kirjoittaa mitä haluat opinnäytetyön pdf-tiedostoon korjattavan. Pyydä opiskelijaa tarkistamaan pdf kokonaan muokkausten jälkeen, koska tiedossa on, että muokkaus yhtäällä saattaa sotkea pdf:ää jossain toisessa kohden (esim. sivunumerointi voi kadota näkyvistä). Pyydä opiskelijaa tekemään muokkaukset ja kokonaan uusi tallennus Theseukseen mahdollisimman pian, koska tallennukseen tarvitaan opiskelijatunnuksia, joiden voimassaolo loppuu valmistumiseen. Kirjoita viestiin mahdollisimman selkeästi mitä haluat muokattavan. Mallia voit halutessasi katsoa julkaisuarkistopalvelu-sähköpostin lähetetyt/sent items -kansion viesteistä.
- ÄLÄ hylkää/poista opiskelijan tekemää Theseus-tallennusta vaan jätä se vielä omaan työpooliisi. Ellei opiskelija koskaan tee uutta tallennusta, julkaisemme ensimmäisen, vaikka siinä on puutteita.
- Tee julkaisuarkistopalveluiden kalenteriin merkintä muokkauspyynnöstä. Näin muut opinnäytetöitä julkaisevat tietävät, että tältä opiskelijalta on pyydetty uutta tallennusta ja mitä muokkauksia on pyydetty. Mahdollisen poissaolosi aikana, he voivat tarkistaa opiskelijan tekemän uuden tallennuksen ja julkaista työn, samalla merkiten kalenteriin asian hoidetuksi. Samalla saadaan helposti näkyväksi miten paljon muokkauksia joudutaan pyytämään ja milloin on julkaisuissa ryysis.
- Kun opiskelijalta tulee uusi tallennus Theseukseen, ota se käsittelyyn viipymättä. Tarkista se samoin kuin ensimmäinen tallennus: kiinnitä huomiota erityisesti pyytämiisi muokkauksiin. Toisinaan pdf:ssä tapahtuu "yllätyksiä", kun opiskelija tekee pyytämäsi muokkaukset (esim. sivunumerointi katoaa näkyvistä, sisällysluetteloon tulee bookmark-erroreita tai jotain muuta outoa). Tästä syystä on tarpeen tarkistaa pdf kokonaan, ei vain pyydettyjä muokkauksia. Ellei opiskelija ole korjannut pyydettyjä asioita tai pdf:ään on ilmestynyt "yllätyksiä", harkitse tapauskohtaisesti yritätkö saada opiskelijalta vielä yhden uuden muokkauksen ja Theseus-tallennuksen. Ellet, mieti kumpiko tallennus on parempi julkaista. Miten etenetkin tässä kohden, lopulta julkaiset yhden opiskelijan tallennuksista ja poistat loput Theseuksesta.
- Tarpeettomaksi jääneen tallennuksen poistaminen Theseuksesta tapahtuu Hylkää-toiminnolla. Kun avaat opinnäytetyön poolinäkymästä, on sivun alaosassa on myös painike 'Hylkää', klikkaa sitä. Kirjoita opiskelijalle viesti avautuvaan tekstikenttään: kirjoita, että hänen opinnäytetyönsä on julkaistu ja ensimmäinen tallennus poistettu Theseuksesta. Jos opiskelijalla on enemmän kuin yksi hylättävä tallennus Theseuksessa, joudut hylkäämään jokaisen niistä erikseen.
- Merkitse kalenterimerkintä vihreäksi, kun opinnäytetyö on julkaistu.
Sivu luotu 07/2021/hr, viimeisin päivitys 5.3.2024/hp
