Opinnäytetöiden julkaisutarkistus LAB

9.3.2023 on sovittu Annen ja Miian kanssa, että jatkossa niiden opiskelijoiden, jotka eivät tallenna opinnäytetyötään Theseukseen, kun heidän LAB-tunnuksensa vielä toimivat, opinnäytetyön pdf-tiedosto pyydetään kirjastoon, josta se lähetetään Vappu Anttilalle Dynastyyn (arkistoon) lisättäväksi ja Mikko Virtanen lisää kuvailutiedot Primoon.

Pyydetään opiskelijalta kuvailutiedot ja työn pdf Webropol-lomakkeella https://link.webropolsurveys.com/s/arkistoon Sama lomake kuin tapauksiin, joissa opiskelija valitsee Theseus-julkaisemisen sijasta työn arkistoinnin. Kun lomake ja pdf tulevat meille kirjastoon, tallennetaan kuvailupdf ja opinnäytetyön pdf k-asemalle. Sen jälkeen lähetetään molemmat lomakkeet samassa sähköpostissa Vapulle ja Mikolle. Mikko tarvitsee myös opinnäytetyötiedostoa, tarkistaa kuvailutiedot siitä ennen Primoon lisäämistä.

Linkki tämän oppaan sivulle, jolla on tarkemmin kuvattuna oppari arkistoon & metat Primoon.

Sivu luotu 9.3.23/hp

Toisinaan kirjastoon tulee sähköposti entiseltä opiskelijalta, jonka opinnäytetyö on useimmiten toimeksiantajan toiveesta jäänyt tallentamatta Theseukseen ennen valmistumista. Nyt ex-opiskelijamme haluaisi tallentaa työn Theseukseen valmistumisensa jälkeen, ja kysyy, miten se onnistuu. Kirjasto ei tallenna töitä kenenkään puolesta Theseukseen, koska osa tallennusta on julkaisulisenssin hyväksyminen ja tekijänoikeuslisenssin valinta, eli ex-opiskelijallemme anotaan tietohallinnosta väliaikainen käyttäjätunnus työn tallentamista varten.

HUOM! Poikkeus tähän on LAMKin/Saimaan amk:n työn tallentaminen jälkikäteen. Tietohallinto viesti meille, että käytännössä väliaikainen käyttäjätunnus tehdään jatkamalla opiskelijalla aiemmin käytössä olleen LAB-tunnuksen voimassaoloa. Jos opiskelija on valmistunut ennen LAB-aikaa eikä hänellä ole koskaan ollut LAB-käyttäjätunnusta, ei hänelle voida tehdä väliaikaista tunnusta (jatkaa LAB-tunnuksen voimassaoloa). Tällaisessa tapauksessa sovelletaan LAMKissa aikanaan käytössä ollutta kirjasto-tallentaa-tapaa. Sivun alaosassa ohjeita tähän.

1. Kannattaa vastata opiskelijan sähköpostiin kertomalla hänelle, että anomme hänelle väliaikaisen tunnuksen tallentamiseen, mutta sitä ennen haluamme

• varmistaa mistä sähköpostiosoitteesta opiskelijan varmasti tavoittaa
• pyydetään samalla opinnäytetyön pdf-tiedosto etukäteen julkaisutarkistukseen
  • mikäli jotain korjaamistarvetta on, se ehditään hoitaa kuntoon ennen Theseukseen tallentamista
    • väliaikainen käyttäjätunnus on voimassa vain lyhyen ajan, maksimissaan viikon

2. Kun opiskelija vastaa kysymyksiimme, forwaamme hänen viestinsä tietohallintoon julkaisuarkistopalveluiden sähköpostista tai teemme kokonaan uuden viestin - tilannekohtaisesti harkiten kumpi on parempi tapa

• email: helpdesk@lut.fi
• otsikkoon tekstiksi Väliaikainen LAB-tunnus Theseus-tallennukseen => Account management Team -jono,
  Pekka Lensu viesti tästä meille. Näin toimien tunnusasiat hoituvat myös Pekan poissaolojen aikana.
• Viestin sisällöksi jotenkin tähän tyyliin

  X tarvitsee väliaikaisen haka-tunnuksen opinnäytetyönsä tallentamiseen Theseukseen. Voitte hoitaa X:n kanssa suoraan tämän asian viestinnän. (JOS opinnäytetyön pdf-tiedosto on jo julkaisutarkistettu, voi lisätä: Olemme jo X:n kanssa viestineet asiasta ja opinnäytetyö on ok tallennukseen.)
  
  X: Theseuksen tallennukseen liittyviä ohjeita löytyv sivun https://submissions.theseus.fi/ oikeasta reunasta otsikon Ohjeita opinnäytetyön tallentajalle alta. Tutustuthan ohjeistukseen ennakolta. Jos tallennuksen kanssa tulee ongelmia, vastaathan viipymättä tietohallinnon tunnussähköpostiin asiasta, ja lisää tämä meidän sähköpostimme cc:ksi. Jos muistat, laita meille viesti, kun olet tehnyt tallennuksen: yritämme julkaista työsi saman päivän aikana.

• On hyvä tehdä julkaisuarkistopalveluiden kalenteriin merkintä tunnuspyynnöstä, jotta muut opinnäytetöitä julkaisevat ovat asiasta tietoisia.
  • Mahdollisen poissaolosi aikana opinnäytetyön julkaisu saadaan hoidettua sujuvasti loppuun .

HUOM! JOS opiskelija viestii meille, että väliaikainen kirjautuminen Theseukseen onnistuu, mutta hän ei pääse valitsemaan kokoelmaa (valikko on tyhjä), kyseessä on todennäköisesti haka-attribuuttiongelma väliaikaisessa tunnuksessa. Tämän oppaan sivulla Nämä asiat on hyvä tietää on otsikon Käyttörajattuun kokoelmaan tallentamisongelma/haka-attribuutti linkki Word-ohjeeseen. Sieltä löytyy tarkemmin.

3. Kun tallennus tulee Theseuksen työjonoon, on hyvä käsitellä se viipymättä.
HUOM! Jos kyseessä on LAMKin tai Saimian työ, se tallennetaan LABin avoimeen kokoelmaan!

• Julkaisemme työn LABin kokoelmassa ja siirrämme julkaisun jälkeen työn oikeaan kokoelmaan.
  • Heli saa siirrettyä ongelmitta työn LABista Saimaan amk:n kokoelmaan.
  • Siirtoa LABista LAMKin alle on syytä pyytää Theseus-toimistolta. Omat siirtoyrityksemme ovat jättäneet työn roikkumaan jonnekin välimaastoon.
• LAMKin kirjasto tallentaa opiskelijan puolesta -tavan soveltaminen nyt (tarvittaessa)

K-asemalta K:> Kirjasto > Julkaisut >  Opinnäytteet > Theseus > LAMK_kirjasto tallentaa jälkikäteen -kansiosta löytyy dokumentti nimellä Sahkoposti_opiskelijalle_kayttoehtosopimus.docx. Dokumenttia käytetään tallennusluvan saamiseen kirjastolle ex-opiskelijalta. Palvelun käyttöehtosopimus -teksti on Theseuksesta kopioitu julkaisulisenssi (kopioitu Wordiin 2.6.22, päivitä tarvittaessa). Toimintamallia voidaan soveltaa myös Saimaan amk:n töihin, jos sellaisia jälkitallennukseen tulee.

• Alkuosaan voit päivittää oman nimesi ja sähköpostisi ja tekstiä muutenkin, esim. jos sinulla on jo opinnäytetyön pdf-tiedosto.
• Lähetä Word opiskelijalle. Saatesanoiksi voit laittaa esim.
  liitteenä lomake, joka sinun täytyy täyttää (tiedoston alussa on ohje) ja lähettää erikseen omasta sähköposteistasi tähän sähköpostiin. Kun olen saanut täytetyn lomakkeen ja opinnäytetyön pdf-tiedoston, voin tallentaa ja julkaista työn puolestasi Theseuksessa. Käytännössä julkaisen sen ensin LABin avoimessa kokoelmassa ja siirrän sen jälkeen LAMKin (Saimaan amk:n) kokoelmaan. Näin siksi, ettei LAMKin (Saimaan amk:n) kokoelmaan enää voi tehdä tallennuksia.
• HUOM! Jos opinnäytetyö on tehty ryhmässä, tarvitaan jokaiselta tekijältä julkaisulupa. Jokaisen ex-opiskelijan pitää siis täyttää ja lähettää meille Word-lomake.
• Kun julkaisulupalomake/-lomakkeet ja opinnäytetyön pdf-tiedosto on saatu, tallennetaan ne ensin k-asemalle K:> Kirjasto > Julkaisut >  Opinnäytteet > Theseus > LAMK_kirjasto tallentaa jälkikäteen -kansioon.
• Tallennetaan opinnäytetyö LABin avoimeen kokoelmaan. Käyttöoikeuslisenssiksi kaikki oikeudet pidätetään.
• Siirretään työ LAMKin (Saimaan amk:n) kokoelmaan.
• Mikäli siirto LAMKin kokoelmaan ei jostain syystä onnistu, voi pyytää siirron Theseus-toimistolta.

Sivu luotu 07/2021/hr
päiv. 13.5.22/hp Väliaikaisen tunnuspyynnön uusi otsikkoteksti
Päiv. 17.6.22/hp muokattu koko sivua/siistitty ja lisätty LAMK-työn tallennus kirjaston toimesta ohjeistus
Päiv. 27.6.22/hp, siistitty ja päivitetty ajantasalle
Päiv. 1.9.22/hp, kohtaan 2. lisätty HUOM! (opiskelija ei saa valittua kokoelmaa)